Beschreibung und Zwecke der Verarbeitung

Wenn Sie unsere Website besuchen, wird Ihr Browser mit unserem Webserver in Kontakt treten, um die Seite zu finden, die Sie besuchen möchten. In diesem Zusammenhang werden personenbezogenen Daten wie etwa Ihre IP-Adresse durch Ihren Browser (d. h. HTTP/S-Anfragen) an uns übermittelt. Die Verbindungsdaten werden durch unseren Webserver verarbeitet, um den Zugriff auf unsere Website und ihre Anzeige zu ermöglichen.

Unser Webserver speichert automatisch ein Protokoll der von Ihnen besuchten Seiten (so genannte „Protokolldateien“ oder „Sitzungsprotokolle“). Wir verwenden diese Protokolldateien, um die Sicherheit unserer Website zu gewährleisten, insbesondere um unbefugte Eingriffe in unsere Website zu verhindern und damit wir unsere gesetzlichen Rechte und Pflichten in Bezug auf diese unbefugten Eingriffe wahrnehmen können.

Außerdem analysieren wir Sitzungsprotokolle, um unsere Website zu optimieren. Die Ergebnisse lassen keinen Rückschluss auf Ihre Person zu.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung und berechtigte Interessen für die Verarbeitung

Grundsätzlich basiert die Verarbeitung im Rahmen Ihres Besuchs auf unserer Website und deren Nutzung durch Sie auf unserem berechtigten Interessen am Betrieb einer Internet-Website für Zwecke der allgemeinen Information und Kommunikation, der Optimierung unserer Website und ihres Schutzes gegen Angriffe.

In Ausnahmefällen verarbeiten wir unter Umständen personenbezogene Daten, um unsere rechtlichen Verpflichtungen zu erfüllen, insbesondere um in Fällen unbefugter Eingriffe in unsere Website mit den zuständigen Behörden zusammenzuarbeiten.

Empfänger

Unsere IT-Abteilung hat Zugriff auf Protokolldateien und wird sie an unsere internen und externen Empfänger weiterleiten, einschließlich der zuständigen Behörden, wenn dies für die Wahrnehmung unserer gesetzlichen Rechte hinsichtlich unbefugter Eingriffe in unsere Website nötig ist.

Unsere Website wird in unserem Auftrag durch den Hostingdienstleister Episerver Inc. (542 Amherst Street, Route 101A, Nashua, NH 03063, USA) gehostet.

Aufbewahrungsfrist

Protokolldateien werden normalerweise nach 90 Tagen gelöscht. Sie können länger gespeichert werden, wenn dies für die oben genannten Zwecke notwendig ist, insbesondere für die Wahrnehmung unserer gesetzlichen Rechte.

Alle anderen Daten werden sofort nach der Verarbeitung der HTTP/S-Anfrage gelöscht.

Mögliche Folgen, wenn Sie personenbezogene Daten nicht bereitstellen

Ohne die Verarbeitung der vorgenannten personenbezogenen Daten können Sie unsere Website weder anzeigen noch besuchen.

Beschreibung und Zwecke der Verarbeitung

Unsere Informationsknotenpunkte, Kooperationsplattformen, Legal Tech und andere Anwendungen („Anwendungen“) bieten eine Vielzahl zusätzlicher Informationsressourcen und alternative Wege, um unsere Dienstleistungen in einem bestimmten Bereich zu erbringen, hauptsächlich für unsere Mandanten im Verlauf unserer Geschäftsbeziehung, jedoch auch für andere registrierte Nutzer. Sie sind Bestandteil unserer Anstrengungen, unser Geschäft fortlaufend weiterzuentwickeln.

Wenn Sie sich für die Nutzung unserer Anwendungen registrieren, werden wir die von Ihnen angegebenen Registrierungsdaten wie etwa Name und E-Mail-Adresse verarbeiten, um den Zugriff auf diese nicht öffentlichen Bereiche unserer Website zu verwalten und zu überwachen. Im Hinblick auf eine weitere Optimierung der Benutzerfreundlichkeit und insbesondere auf den Zuschnitt der Ihnen gebotenen Informationen, verarbeiten wir auch Informationen über Ihre ggfs. angegebenen Präferenzen und in einigen Fällen verfolgen wir Ihre Nutzung der Inhalte unserer Website durch Sie (Analyse- und Nutzungsdaten).

Wenn Sie Informationen über unsere Anwendungen (z.B. Mattrs) im Rahmen eines Mandates austauschen, verarbeiten wir Mandatsdaten für die in Abschnitt 3 genannten Zwecke.

Außerdem verwenden wir Registrierungsdaten für Zwecke der Geschäftsentwicklung, zur Fehlersuche und –behebung, Verbesserung unserer Informtionsknotenpunkte und/oder Kooperationsplattformen.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung und berechtigte Interessen für die Verarbeitung

Die Grundlage für die Verarbeitung ist unser berechtigtes Interesse, Ihnen bestimmtes Wissen und Informationen zur Verfügung zu stellen und unseren Mandaten alternative Wege, um unsere Dienstleistungen in einem bestimmten Bereich zu erbringen, anzubieten und auf diese Weise unser Geschäft zu entwickeln und Beziehungen mit Mandanten zu fördern. Sie dient den berechtigten Interessen von Nutzern am Zugang zu Informationen und Beratung, die ihnen über die Anwendungen  (z.B. Mattrs)  zur Verfügung stehen.

Wenn Sie sich für den Zugang zu unseren Anwendungen registrieren und deren Nutzungsbestimmungen annehmen, werden wir (auch) Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten, soweit es in Bezug auf diese Nutzungsbestimmungen notwendig ist (Erfüllung eines Vertrags).

Empfänger

Unsere internen Abteilungen für Geschäftsentwicklung und IT haben Zugriff auf Registrierungs- und Nutzungsdaten und verarbeiten diese zum Zwecke der Bereitstellung und Pflege Ihres Benutzerkontos, für Authentifizierungszwecke, für die Optimierung unserer Informationsressourcen sowie für Initiativen zur Geschäftsentwicklung und für die Bereitstellung von Anwendungen (wie Mattrs).

Übermittlung von personenbezogenen Daten in Drittstaaten oder an internationale Organisationen

Als weltweit tätige Sozietät teilen wir ggf. unsere Daten innerhalb von Freshfields Bruckhaus Deringer. Angemessene Garantien für die Übermittlung personenbezogener Daten innerhalb von Freshfields Bruckhaus Deringer werden durch sog. Standard-Vertragsklauseln gewährleistet.

Darüber hinaus haben wir für die gesamte Sozietät verbindliche Richtlinien für Datenschutz und Informationssicherheit eingerichtet. Diese regeln alle unseren internen Tätigkeiten der Datenverarbeitung.

Unsere Anwendungen können ggf. in von Dritten verwalteten (hauptsächlich Cloud-basiert) IT-Umgebungen gehostet werden. Angemessene Garantien für die Übermittlung personenbezogener Daten werden durch sog. Standard-Vertragsklauseln, auf Basis Ihrer Einwilligung oder auf Grundlage, dass die Übermittlung anderweitig mit den Datenschutzgesetzen vereinbar ist gewährleistet. 

Aufbewahrungsfrist

Wir bewahren personenbezogene Daten so lange auf, wie es einen berechtigten Grund oder einen anderen Rechtsgrund dafür gibt. Das Bestehen eines Grundes zur Speicherung überprüfen wir regelmäßig. Wenn es keinen Rechtsgrund mehr für die Aufbewahrung der Daten gibt, werden wir personenbezogene Daten sicher löschen oder in einigen Fällen anonymisieren.

Mögliche Folgen, wenn Sie personenbezogene Daten nicht bereitstellen

Ohne die Verarbeitung der oben genannten personenbezogenen Daten können Sie die als Informationsknotenpunkte bestimmten vertraulichen Bereiche unserer Website nicht aufrufen.

Für die Daten Verantwortlicher

Im Zusammenhang mit der Nutzung von Social-Media-Plugins auf unserer Website durch Sie verarbeiten keine personenbezogenen Daten. Wir haben keinen Zugriff auf die durch das Social-Media-Plugin erhobenen und an den Social-Media-Betreiber übermittelten Daten. Eine Datenverarbeitung erfolgt ausschließlich durch den Netzwerkbetreiber.

Im Sinne bestmöglicher Transparenz würden wir Sie dennoch gerne über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten in diesem Zusammenhang informieren.

Beschreibung und Zwecke der Verarbeitung

Um Ihr Benutzererlebnis zu verbessern, enthält unsere Website Social-Media-Plugins der großen sozialen Netzwerke Twitter, LinkedIn und Google+. Diese Plugins ermöglichen das direkte Posten von Links und Inhalten unserer Websites im entsprechenden Netzwerk.

Mit dem Öffnen einer Website, auf der ein Social-Media-Plugin integriert ist, werden die entsprechenden Social-Media-Betreiber

• Google LLC, 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA
• Twitter Inc., 1355 Market St, Suite 900, San Francisco, CA 94103, USA
• LinkedIn Ireland Unlimited Company, Wilton Place, Dublin 2, Irland,

Informationen über Ihren Besuch auf unserer Website für ihre eigenen Geschäftszwecke erheben und verarbeiten. Diese Verarbeitung wird nicht durch uns initiiert oder gesteuert, sondern ist ein integriertes Funktionsmerkmal des entsprechenden Social-Media-Plugins.

Für weitere Informationen bezüglich der Verarbeitung personenbezogener Daten wenden Sie sich bitte an den entsprechenden Social-Media-Betreiber oder nehmen Sie deren jeweilige Datenschutzerklärung zur Kenntnis:

• Google: policies.google.com/privacy
• Twitter: twitter.com/privacy
• LinkedIn: linkedin.com/legal/privacy-policy

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung und berechtigte Interessen für die Verarbeitung

Die Verarbeitung personenbezogener Daten in diesem Zusammenhang durch uns (falls sie stattfindet) basiert auf unseren berechtigten Interessen an: (i) der Steigerung der Attraktivität unserer Website und damit der Benutzerzahlen und (ii) einer höheren Sichtbarkeit unserer Inhalte und damit einer Förderung der Außendarstellung unserer Sozietät.

Für Informationen über die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung durch den Social-Media-Betreiber wenden Sie sich bitte an den entsprechenden Social-Media-Betreiber oder nehmen Sie deren jeweilige Datenschutzerklärung zur Kenntnis:

• Google: policies.google.com/privacy
• Twitter: twitter.com/privacy
• LinkedIn: linkedin.com/legal/privacy-policy

Empfänger

Wir haben keinen Zugriff auf personenbezogene Daten in diesem Zusammenhang und teilen sie mit niemanden.

Zum Teilen personenbezogener Daten durch den Social-Media-Betreiber wenden Sie sich bitte an den entsprechenden Social-Media-Betreiber.

Übermittlung von personenbezogenen Daten in Drittstaaten oder an internationale Organisationen

Wir übermitteln keine personenbezogenen Daten in Drittländer in diesem Zusammenhang. Das Social-Media-Plugin wird sich jedoch ggf. mit dem Webserver des Social-Media-Netzwerks in den Vereinigten Staaten von Amerika verbinden. Für weitere Informationen über die Übermittlung und entsprechenden Garantien in diesem Zusammenhang wenden Sie sich bitte an den entsprechenden Social-Media-Betreiber oder nehmen Sie deren jeweilige Datenschutzerklärung zur Kenntnis:

• Google: policies.google.com/privacy
• Twitter: twitter.com/privacy
• LinkedIn: linkedin.com/legal/privacy-policy

Aufbewahrungsfrist

Wir speichern keine personenbezogenen Daten in diesem Zusammenhang.

Hinsichtlich der Speicherung personenbezogener Daten durch den Social-Media-Betreiber wenden Sie sich bitte an den entsprechenden Social-Media-Betreiber oder nehmen Sie deren jeweilige Datenschutzerklärung zur Kenntnis:

• Google: policies.google.com/privacy
• Twitter: twitter.com/privacy
• LinkedIn: linkedin.com/legal/privacy-policy

Mögliche Folgen, wenn Sie personenbezogene Daten nicht bereitstellen

Ohne die Verarbeitung der oben genannten personenbezogenen Daten werden Sie keine Links oder andere Inhalte von unserer Website posten können.

Wir verwenden Webanalyse-Cookies, um anonymisierte Nutzerstatistiken (z.B. Zahl und Herkunft der Nutzer) zu erstellen und unsere Website an die Bedürfnisse unserer Nutzer anzupassen, etwa indem wir die meistgesuchten Seiten dort platzieren, wo sie am leichtesten gefunden werden können. Webanalyse-Cookies erlauben uns auch zu beurteilen, wie attraktiv unsere Webseite ist, wie viele unserer Nutzer diese regelmäßig besuchen und wie wir sie verbessern können.

Zu diesem Zweck erheben und speichern

• Google LLC (1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA),
• Episerver Inc. (542 Amherst Street, Route 101A, Nashua, NH 03063, USA) und
• Microsoft Corp. (One Microsoft Way, Redmond, WA 98052-7329, USA)
• Hotjar Ltd. (Dragonara Business Centre, 5th Dragonara Road, Paceville St Julian’s, STJ 3141, Malta, Europa)

(zusammen die „Cookie-Lieferanten“) in unserem Auftrag bestimmte Nutzungsdaten (z. B. welche Seiten Sie besuchen, wie viel Zeit Sie auf diesen Seiten verbracht haben, wie oft Sie zu dieser Website zurückgekehrt sind sowie einige Ihrer Aktionen auf dieser Seite kumuliert mit den Daten anderer Nutzer), die einem anonymen Kennzeichen zugeordnet werden. Die Nutzungsdaten werden anschließend für die Generierung nicht personalisierter Analysen der Websitenutzung verwendet.

Details anzeigen: Wenn Sie eine Seite auf unserer Website besuchen, die Google Analytics, Ektron, NmStat oder Hotjar verwendet, werden bestimmte Informationen über diesen „Seitenaufruftreffer“ (insbesondere die URL der von Ihnen besuchten Seite sowie Ihre IP-Adresse, Informationen über Ihr Betriebssystem, Ihren Browser und die von Ihnen verwendeten Spracheinstellungen sowie eventuell einige Informationen, die in den weiter unten beschriebenen Cookies gespeichert sind) durch ein auf der entsprechenden Seite eingebettetes Programm an den Server Ihres Cookie-Lieferanten übermittelt. Die IP-Adresse wird nur für die technischen Zwecke der Übermittlung verwendet und wird unmittelbar nach Empfang durch das Löschen der letzten Stellen anonymisiert. Die anderen Nutzungsdaten werden einem anonymen bzw. pseudonymen Kennzeichen zugeordnet, das automatisch generiert und in einem Cookie auf Ihrem Gerät gespeichert wird (vgl. unten). Dieses Kennzeichnen kann und wird nicht zu Ihnen zurückverfolgt werden. Sein einziger Zweck ist es, uns die Analyse der typischen Websitenutzung zu ermöglichen, indem wir Informationen über relevante Nutzungszyklen erhalten.

Google Analytics beinhaltet auch eine Retargeting-Technologie-Funktion. Dies ist notwendiger Bestandteil des Programmpakets und kann nicht gesondert deaktiviert werden. Die Retargeting-Funktionen werden von uns jedoch nicht aktiv genutzt.

Details anzeigen: Durch die Einbindung von Codes oder sogenannten Tracking-Pixeln erfassen wir beim Surfen auf unserer Website bestimmte Nutzungsdaten (z.B. welche Seiten besucht werden). Diese Daten werden von unserem Provider verarbeitet und mit einem pseudonymen, nicht personenbezogenen Profil verknüpft. Beim Surfen auf einer anderen Website werden die in diesem Cookie gespeicherten Cookie-Daten auch vom Anbieter der jeweiligen Website verarbeitet und eventuell weitere Benutzerdaten zu diesem Cookie hinzugefügt.

Wenn ein Benutzer beispielsweise die Website A und dann die Website B besucht, können auf der Website B personalisierte Anzeigen angezeigt werden, die auf dem Browsing-/Nutzungsverhalten in Bezug auf die Website A basieren.

• AddThis: addthis.com/privacy/privacy-policy
• Twitter: twitter.com/privacy
• LinkedIn: linkedin.com/legal/privacy-policy
• Facebook: facebook.com/policy.php

Verantwortlicher

Der für die Datenverarbeitung im Zusammenhang mit der Rechtsberatung zu einem bestimmten Mandat Verantwortliche ist regelmäßig die Freshfields-Gesellschaft, die mandatiert wird und Leistungen zu diesem Mandat erbringt. Wenn mehrere Freshfields-Gesellschaften an einem Mandat zusammenarbeiten, fungieren sie in der Regel als einzelne Verantwortliche bezüglich der Arbeit, die sie am Mandat leisten, da die Freshfields-Gesellschaften in der Regel ihre Beratung bezüglich des Rechtsgebiets erteilen, in dem sie ansässig sind. Falls jedoch mehrere Freshfields-Gesellschaften als gemeinsam Verantwortliche handeln, wird diejenige Freshfields-Gesellschaft, die das Mandat erhalten hat, als einzige/zentrale Anlaufstelle für betroffene Personen im Sinne der DSGVO bestimmt.

Hier finden Sie die Freshfields-Gesellschaften, mit denen wir in den entsprechenden Rechtsgebieten juristisch tätig sind.

Beschreibung und Zwecke der Verarbeitung, Kategorien der verarbeiteten personenbezogenen Daten

Wir verarbeiten personenbezogene Daten in Bezug auf eine rechtliche Angelegenheit („Mandatsdaten“) für bestimmte konkrete Zwecke, darunter:

• für die Beratung unserer Mandanten und Bearbeitung des Mandats
• für die Einhaltung unserer Verpflichtungen aufgrund anzuwendenden Rechtsvorschriften und regulatorischer Anforderungen in den Rechtsgebieten, in denen wir tätig sind (z. B., indem wir Konflikt- und „Know-Your-Customer“-Überprüfungen (KYC-Überprüfung) durchführen)
• für betriebliche Zwecke (z. B. das Führen interner Protokolle, Buchführung, Rechnungserteilung und Einhaltung von Steuervorschriften)
• für die Erfüllung bestimmter gesetzlicher Verpflichtungen (z. B. ggfs. Offenlegungspflichten und Einhaltung gerichtlicher Anordnungen).

Wessen personenbezogene Daten verarbeiten wir bei der Bearbeitung eines Mandats? 

Je nach den Umständen des Sachverhalts können personenbezogene Daten verschiedener Betroffenen verarbeitet werden, darunter:

• Mandanten und ihre jeweiligen Mandatsträger, Vertreter und Mitarbeiter
• Gegenparteien bzw. Vertragspartner unserer Mandanten und deren jeweilige Mandatsträger, Vertreter und Mitarbeiter
• Andere Berater, Consultants und Freiberufler, die sich mit dem Mandat befassen, sowie ihre jeweiligen Mandatsträger, Vertreter und Mitarbeiter
• Unsere Partner und Mitarbeiter
• Dritte wie etwa Gerichtspersonal, Zeugen und andere natürliche Personen, die mit dem Mandat befasst sind.

Welche Arten von personenbezogenen Daten werden als „Mandatsdaten“ verarbeitet? 

Je nach der Art des Mandats und der Informationen, die uns im Laufe des Mandats zur Verfügung gestellt werden oder die wir beziehen, können die „Mandatsdaten“ verschiedene Arten von personenbezogenen Daten enthalten. Zu den Arten von personenbezogenen Daten, die wir normalerweise in Bezug auf ein Mandat verarbeiten, zählen die Kontaktdaten der Mandanten und die Kommunikationsdaten. Darüber hinaus verarbeiten wir, im Rahmen der Durchführung der gesetzlich vorgeschriebenen KYC-Überprüfung, die Kopie eines Ausweisdokumentes (z.B. des Personalausweises) einschließlich aller dort angegebener personenbezogener Daten.

Je nach Mandat verarbeiten wir auch „besondere Kategorien von personenbezogenen Daten“ im Sinne von Art. 9 Abs. 1 DSGVO (z. B. Gesundheitsdaten) und personenbezogene Daten in Bezug auf strafrechtliche Verurteilungen und Straftaten oder damit zusammenhängenden Sicherungsmaßregeln im Sinne von Art. 10 DSGVO. Natürlich begrenzen wir die Verarbeitung personenbezogener Daten und insbesondere sensibler personenbezogener Daten auf das notwendige Mindestmaß.  

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung und berechtigte Interessen für die Verarbeitung

• Die Grundlage für die Verarbeitung von Mandatsdaten durch uns sind in der Regel unsere berechtigten Interessen, unsere (Rechtsberatungs-) Leistungen für unsere Mandanten zu erbringen. Diese Verarbeitung ist auch erforderlich zur Wahrung des berechtigten Interesses unserer Mandanten am Erhalt von Rechtsberatungsleistungen sowie ggf. der Vertretung durch uns.
• Wir haben auch ein berechtigtes Interesse an der Verarbeitung von Mandatsdaten, um bestimmte Pflichten im Zusammenhang mit dem Betrieb unserer Sozietät zu erfüllen, beispielsweise die Pflege unserer Mandantenbeziehungen und die Aufzeichnung sowie Rechnungserteilung und für Steuerzwecke.
• Wir verarbeiten Mandatsdaten auch, um unsere rechtlichen Pflichten gemäß den jeweils anzuwendenden Gesetzen zu erfüllen.

Wir verarbeiten, sofern notwendig, besondere Kategorien personenbezogener Daten:

• für die Geltendmachung, Wahrnehmung oder Abwehr von Rechtsansprüchen,
• auf der Grundlage Ihrer Einwilligung,
• im Rahmen von arbeitsrechtlichen und sozialversicherungsrechtlichen Zwecken,
• im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten, die durch die betroffene Person veröffentlicht wurden

und/oder aus Gründen des öffentlichen Interesses im Zusammenhang mit einer gesetzlichen Bestimmung.

Quellen personenbezogener Daten

Im Zusammenhang mit einem Mandat stellen uns unsere Mandanten normalerweise personenbezogene Daten zur Verfügung, die wir benötigen, um das Mandat in unserer Eigenschaft als Rechtsberater zu bearbeiten.

Wenn sich ein Mandant für die Nutzung unserer Anwendungen registriert hat (siehe Abschnitt 2.2.), können wir personenbezogene Daten durch die Nutzung dieser Anwendungen sammeln.

Wir können jedoch bestimmte personenbezogene Daten aus anderen Quellen erhalten (beispielsweise für KYC-Zwecke), wie etwa aus öffentlichen Verzeichnissen und Datenbanken, gerichtlichen und öffentlichen Protokollen und unserer Kommunikation mit Dritten und anderen mit der Sache befassten Beratern.

Empfänger

Im Verlauf unserer Bearbeitung eines Mandats teilen wir als weltweit tätige Sozietät nötigenfalls und vorbehaltlich der angemessenen Bedingungen zur Geheimhaltung und zum Datenschutz bestimmte personenbezogene Daten:

• mit unseren Büros und Freshfields-Gesellschaften, die Bestandteil von Freshfields Bruckhaus Deringer in der ganzen Welt sind,
• sofern notwendig, im Einzelfall mit anderen freiberuflichen Beratern einschließlich derer, die mit uns an einem Mandat arbeiten (zum Beispiel Sozietäten aus unserem „StrongerTogether“-Netzwerk)
• mit anderen Parteien, die Waren liefern oder Dienstleistungen für uns erbringen zu dem Zweck, unsere Arbeit an einem Mandat (z. B. Anbieter von juristischer Technologie) oder im Zusammenhang mit der Verwaltung der Tätigkeiten von Freshfields Bruckhaus Deringer im Rahmen des normalen Sozietätbetriebs zu unterstützen, und/oder

mit unseren freiberuflichen Beratern und Versicherern, wenn deren Leistungserbringung für uns notwendig ist.

Übermittlung von personenbezogenen Daten in Drittstaaten oder an internationale Organisationen

Als weltweit tätige Anwaltssozietät teilen wir „Mandatsdaten“ innerhalb von Freshfields Bruckhaus Deringer (z.B., wenn mehrere Freshfields Bruckhaus Deringer Büros mit einem Mandat befasst sind). Geeignete Garantien für die Übermittlung personenbezogener Daten innerhalb von Freshfields Bruckhaus Deringer (und ggfs. an andere Dritte, die mit uns oder für uns an einem Mandat arbeiten) werden durch Standard-Vertragsklauseln gemäß Art. 46 Abs. 1 lit. c) DSGVO gewährleistet. Diese Verarbeitung erfolgt auf Grundlage Ihrer Einwilligung oder, dass die Übermittlung aus anderen Gründen dem Datenschutzrecht entspricht. Darüber hinaus haben wir in Freshfields Bruckhaus Deringer verbindliche Richtlinien für Datenschutz und Informationssicherheit eingerichtet, die alle unseren internen Datenverarbeitungen regeln.

Aufbewahrungsfrist

Wir bewahren personenbezogene Daten nur so lange auf, wie es einen berechtigten Grund oder einen anderen Rechtsgrund dafür gibt, und wir werden diese Rechtsgrundlagen regelmäßig überprüfen. Das Bestehen eines Grundes zur Speicherung überprüfen wir regelmäßig. Wenn es keinen Rechtsgrund mehr für die Aufbewahrung der Daten gibt, werden wir personenbezogene Daten sicher löschen oder in einigen Fällen anonymisieren.

Mögliche Folgen, wenn Sie personenbezogene Daten nicht bereitstellen

Stellen Sie uns Ihre personenbezogenen Daten nicht zur Verfügung, können wir das Vertragsverhältnis nicht durchführen bzw. die oben genannten Kommunikationszwecke nicht erfüllen.

Verantwortlicher

Im Zusammenhang mit globalen Initiativen zur Geschäftsentwicklung ist für die Datenverarbeitung grundsätzlich die Freshfields Bruckhaus Deringer LLP verantwortlich.

Für Datenverarbeitungen im Zusammenhang mit lokalen Initiativen zur Geschäftsentwicklung ist in der Regel die jeweilige Freshfields-Gesellschaft verantwortlich.

Falls verschiedene Freshfields-Gesellschaft als gemeinsam Verantwortliche handeln, wird die Freshfields Bruckhaus Deringer LLP als einzige Anlaufstelle für Betroffene im Sinne der DSGVO bestimmt.

Beschreibung und Zwecke der Verarbeitung

Im Rahmen unserer Tätigkeit als Sozietät fördern wir unsere Geschäftsentwicklung mit bestehenden und potenziellen Mandanten und anderen relevanten Dritten auf verschiedene Art und Weise. Zu diesen Zwecken verarbeiten wir bestimmte „Geschäftsentwicklungsdaten“, wie etwa:

• Kontaktangaben (z. B. Name, Dienstanschrift, Telefonnummern, E-Mail-Adresse, Position), Kommunikationsdaten und andere geschäftsbezogenen Informationen
• Daten über (Marketing-)Präferenzen und Interessengebiete und/oder
• Daten über eine frühere Beteiligung an Marketinginitiativen

Diese Daten werden entweder direkt durch die entsprechende betroffene Person oder durch andere Geschäftskontakte und Quellen zur Verfügung gestellt (z. B. Geschäftsinformationsdienste, öffentliche Register).

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung und berechtigte Interessen für die Verarbeitung

Die Verarbeitung basiert auf unserem berechtigten Interesse, Geschäftsentwicklungsinteressen zu verfolgen oder ggfs. vorvertragliche Maßnahmen, die auf Anfrage der betroffenen Person erfolgen, durchzuführen.

Empfänger

Als weltweit tätige Sozietät teilen wir im Rahmen des Sozietätsbetriebs bestimmte Daten zur Geschäftsentwicklung innerhalb von Freshfields Bruckhaus Deringer.

Im Einzelfall teilen wir bestimmte Daten zur Geschäftsentwicklung mit unseren Geschäftspartnern (z. B. kooperierende Sozietäten aus unserem StrongerTogether-Netzwerk) und bestimmten anderen Parteien, die uns bei unseren Tätigkeiten zur Geschäftsentwicklung im Rahmen des normalen Sozietätsbetriebs unterstützen (z. B. Marketing-Dienstleister).

Übermittlung von personenbezogenen Daten in Drittstaaten oder an internationale Organisationen

Als weltweit tätige Sozietät teilen wir ggf. Daten zur Geschäftsentwicklung innerhalb von Freshfields Bruckhaus Deringer und mit bestimmten Dritten, die uns bei der Verwaltung unserer Tätigkeiten im regulären Sozietätsbetrieb unterstützen. Geeignete Garantien für die Übermittlung personenbezogener Daten innerhalb von Freshfields Bruckhaus Deringer (und ggfs. an bestimmte andere Dritte) werden durch Standard-Vertragsklauseln gewährleistet. Diese Verarbeitung erfolgt auf Grundlage Ihrer Einwilligung oder, dass die Übermittlung aus anderen Gründen dem Datenschutzrecht entspricht. Darüber hinaus haben wir bei Freshfields Bruckhaus Deringer verbindliche Richtlinien für Datenschutz und Informationssicherheit eingerichtet, die alle unseren internen Datenverarbeitungen regeln.

Aufbewahrungsfrist

Wir bewahren personenbezogene Daten so lange auf, wie es einen berechtigten Grund oder einen anderen Rechtsgrund dafür gibt. Das Bestehen eines Grundes zur Speicherung überprüfen wir regelmäßig. Wenn es keinen Rechtsgrund mehr für die Aufbewahrung der Daten gibt, werden wir personenbezogene Daten sicher löschen oder in einigen Fällen anonymisieren.

Mögliche Folgen, wenn Sie personenbezogene Daten nicht bereitstellen

Wenn wir Daten zur Geschäftsentwicklung direkt von Ihnen erheben, haben Sie die volle Entscheidungshoheit darüber, wie und was Sie uns offenlegen. Es gibt hat keine negativen Folgen für Sie, wenn Sie uns keine Daten zur Geschäftsentwicklung zur Verfügung stellen.

Verantwortlicher

Grundsätzlich ist der Verantwortliche für die Datenverarbeitung im Zusammenhang mit Newsletters und Aktualisierungsdiensten (z. B. RSS-Newsfeeds und Social-Media-Newsfeeds) in der Regel die Freshfields Bruckhaus Deringer LLP.

Für die Datenverarbeitung im Zusammenhang mit lokalen Newsletters und Aktualisierungsdiensten ist in der Regel die jeweilige Freshfields-Gesellschaft verantwortlich.

Falls verschiedene Freshfields-Gesellschaften als gemeinsam Verantwortliche handeln, wird die Freshfields Bruckhaus Deringer LLP als einzige/zentrale Anlaufstelle für betroffene Personen im Sinne der DSGVO bestimmt.

Beschreibung und Zwecke der Verarbeitung

Wenn Sie Newsletter oder andere Aktualisierungsdienste abonniert haben oder anderweitig dem Bezug zugestimmt haben, werden wir Ihre Kontaktdaten (z. B. Name, E-Mail-Adresse) verarbeiten, um diese Leistungen für Sie zu erbringen.

Im Hinblick auf eine weitere Optimierung der Benutzerfreundlichkeit und insbesondere auf den Zuschnitt der Ihnen gebotenen Informationen, verarbeiten wir auch Informationen über Ihre ggfs. angegebenen Präferenzen und in einigen Fällen verfolgen wir den Verbrauch von Material (Nutzerstatistiken).

Sämtliche Newsletter- und andere Aktualisierungstätigkeiten dienen Marketingzwecken und der Geschäftsentwicklung.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung und berechtigte Interessen für die Verarbeitung

Die Verarbeitung basiert auf unserem berechtigten Interesse, unsere Geschäfte weiterzuentwickeln sowie ggfs. der Erfüllung eines Vertrags.

In anderen Fällen bitten wir Sie um Ihre ausdrückliche Einwilligung in die Verarbeitung.

Empfänger

Als weltweit tätige Sozietät teilen wir im Rahmen unseres Geschäftsbetriebes bestimmte Daten zur Geschäftsentwicklung innerhalb von Freshfields Bruckhaus Deringer.

Im Einzelfall teilen wir bestimmte Daten zur Geschäftsentwicklung mit unseren Geschäftspartnern (z. B. kooperierende Sozietäten aus unserem StrongerTogether-Netzwerk) und bestimmten anderen Parteien, die uns bei unseren Tätigkeiten zur Geschäftsentwicklung im Rahmen des regulären Geschäftsbetriebs unterstützen (z. B. Marketing-Dienstleister).

Übermittlung von personenbezogenen Daten in Drittstaaten oder an internationale Organisationen

Als weltweit tätige Sozietät teilen wir unsere Daten innerhalb von Freshfields Bruckhaus Deringer. Geeignete Garantien für die Übermittlung personenbezogener Daten innerhalb von Freshfields Bruckhaus Deringer werden gewährleistet durch Standard-Vertragsklauseln, durch Ihre Einwilligung oder auf der Grundlage, dass die Übermittlung aus anderen Gründen dem Datenschutzrecht entspricht. Darüber hinaus haben wir bei Freshfields Bruckhaus Deringer verbindliche Richtlinien für Datenschutz und Informationssicherheit eingerichtet, die alle unseren internen Tätigkeiten der Datenverarbeitung regeln.

Aufbewahrungsfrist

Wir bewahren personenbezogene Daten so lange auf, wie es einen berechtigten Grund oder einen anderen Rechtsgrund dafür gibt. Das Bestehen eines Grundes zur Speicherung überprüfen wir regelmäßig. Wenn es keinen Rechtsgrund mehr für die Aufbewahrung der Daten gibt, werden wir personenbezogene Daten sicher löschen oder in einigen Fällen anonymisieren.

Mögliche Folgen, wenn Sie personenbezogene Daten nicht bereitstellen

Falls Sie uns die oben genannten personenbezogenen Daten nicht zur Verfügung stellen, hat dies keine negativen Folgen für Sie. Leider können Sie in diesem Fall nur unseren Newsletter oder andere Aktualisierungsdienste nicht erhalten.

Verantwortlicher

Verantwortlicher für die Datenverarbeitung im Zusammenhang mit der Durchführung von Seminaren, Webinaren und sonstigen Veranstaltungen ist die Freshfields-Gesellschaft, die das betreffende Seminar, Webinar oder die jeweilige Veranstaltung anbietet.

Beschreibung und Zwecke der Verarbeitung

Wir bieten Seminare, Webinare und sonstige Veranstaltungen zu zahlreichen Themen hauptsächlich für unsere Mandanten im Rahmen unserer Mandatsbeziehungen, darüber hinaus aber auch für andere vorgemerkte Personen an. Die Durchführung dieser Seminare, Webinare und Veranstaltungen ist ein wichtiger Bestandteil unserer Business Development Strategie. 

Wenn Sie sich für ein Seminar, ein Webinar oder eine Veranstaltung anmelden, werden wir die von Ihnen angegebenen Anmeldedaten verarbeiten, insbesondere Ihren Namen, Ihre Funktion und Ihre Kontaktdaten. Dies erfolgt, um Ihnen den Zugriff auf die Veranstaltungsdaten zu ermöglichen und das betreffende Seminar, Webinar oder die Veranstaltung durchzuführen. Sie sind auch damit einverstanden, dass wir Ihre Anmelde- und Teilnahmedaten für Zwecke unseres Business Development nutzen und, falls erforderlich, um eine Nachverfolgung von Kontakten im Zusammenhang mit COVID-19 oder ähnlichen Pandemien zu gewährleisten.

Rechtsgrundlage und berechtigte Interessen für die Datenverarbeitung

Grundlage für unsere Datenverarbeitung sind unsere berechtigten Interessen, unser Geschäft weiter zu entwickeln und Mandatsbeziehungen zu fördern. Sie dient außerdem den berechtigten Interessen derjenigen Personen, die an unseren Schulungen teilnehmen und sich fortbilden möchten.  Darüber hinaus liegt die Verarbeitung von Kontakt- und Teilnahmedaten im Interesse der öffentlichen Gesundheit, um COVID-19 oder ähnliche Pandemien eingrenzen zu können.

Empfänger

Die Anmelde- und Teilnahmedaten werden durch die zuständigen Abteilungen der betreffenden Freshfields-Gesellschaft, die das Seminar oder Webinar veranstaltet und/oder durchführt, verarbeitet. Alternativ kann die Datenverarbeitung auch durch die interne Business Development Abteilung einer anderen Freshfields-Gesellschaft erfolgen. Teilnehmerlisten dürfen anderen Teilnehmern zur Verfügung gestellt sowie gegebenenfalls zur Kontaktverfolgung im Interesse der Bekämpfung von COVID-19 oder anderen Pandemien verwendet werden.

Übermittlung von personenbezogenen Daten in Drittstaaten

Als eine Sozietät mit weltweiter Präsenz machen wir Anmelde- und Nutzungsdaten auch unseren Freshfields-Gesellschaften in Dritt-Staaten zugänglich. Ein adäquates Schutzniveau für die Übermittlung personenbezogener Daten innerhalb von Freshfields Bruckhaus Deringer wird durch die Vereinbarung von Standardvertragsklauseln gewährleistet. Zusätzlich haben wir sozietätsweit verbindliche Richtlinien für Datenschutz und Informationssicherheit implementiert, die unsere internen Datenverarbeitungsprozesse regeln.

Dauer der Datenspeicherung

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es einen rechtfertigenden Grund für die Datenaufbewahrung gibt. Das Vorliegen eines rechtfertigenden Grundes wird regemäßig überprüft. Entfällt der Rechtsgrund für die weitere Aufbewahrung der personenbezogenen Daten, werden die personenbezogenen Daten sicher gelöscht bzw. in Einzelfällen anonymisiert.

Konsequenzen, wenn Sie nicht mit der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einverstanden sind

Die Verarbeitung der vorgenannten personenbezogenen Daten ist unabdingbare Voraussetzung für die Teilnahme an unseren Seminaren, Webinaren und anderen Veranstaltungen. Sofern Sie nicht mit einer entsprechenden Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einverstanden sind, können Sie leider nicht an unseren Veranstaltungen teilnehmen. 

Verantwortlicher

Für die Datenverarbeitung im Zusammenhang mit unserem Online-Karriereportal (http://ssl.freshfields.com/karriere/ bzw. http://ssl.freshfields.com/AT-Karriere/) und anderen Bewerbungs-Prozessen sowie entsprechenden Situationen (einschließlich in Fällen, in denen Sie sich bei uns mittels E-Mail, Post oder über Personalvermittler/Recruiter bewerben) ist zunächst die jeweilige Freshfields Bruckhaus Deringer Gesellschaft verantwortlich, bei der Sie sich bewerben.

Falls verschiedene Freshfields-Gesellschaften als gemeinsam Verantwortliche handeln, wird Freshfields Bruckhaus Deringer LLP als einzige Anlaufstelle für Betroffene im Sinne der DSGVO bestimmt.

Beschreibung und Zwecke der Verarbeitung

Surfen ohne Registrierung

Sie können sich auf unserer Karriereseite bzw. unserem Bewerbungsportal über die Tätigkeit für Freshfields Bruckhaus Deringer informieren und Stellenangebote ohne eine Registrierung einsehen. Hinsichtlich solcher Besuche auf unserer Website ohne Registrierung gilt Abschnitt 2.1 dieser Datenschutzerklärung.

Für Stellen in unseren Büros in Deutschland und Österreich können Sie sich lediglich per E-Mail und nicht über das Bewerbungsportal bei uns bewerben.

Registrierung für das Bewerbungsportal

Um eine Bewerbung über unser Portal online zu übermitteln, müssen Sie sich zunächst registrieren. Diese Möglichkeit besteht grundsätzlich für alle Büros außer in Deutschland und Österreich. Sie können im Bewerbungsportal z.B. Stellenangebote, die für Sie von Interesse sind, unter der Funktion “My Jobpage” speichern. Hierfür verarbeiten wir lediglich ihre Stammdaten (insb. Name und E-Mail-Adresse).

Versand und Prüfung Ihrer Bewerbung

Wenn Sie Ihre Bewerbung über unser Bewerbungsportal, per E-Mail oder auf anderem Wege an uns versenden, verarbeiten wir im weiteren Verlauf des Bewerbungsverfahrens Ihre mitgeteilten „Bewerberdaten“, wie z. B.:

• Name
• Kontaktdaten, wie z.B. die Anschrift und/oder die E-Mail-Adresse
• Ausbildung, Qualifizierungen, Zeugnisse und/oder
• Frühere Arbeitgeber.

Ihre Bewerberdaten verwenden und speichern wir für:

• die Beurteilung und Auswahl von Kandidaten,
• die Vorbereitung und Durchführung von Bewerbungsgesprächen und ggf. Tests,
• die Auswertung und Beurteilung der Ergebnisse dieser Gespräche und Tests und/oder
• sonstige Bedürfnisse im Personalsuchverfahren sowie
• ggf. die anschließende Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses.

Wir nehmen fallweise vor der Einstellung Überprüfungen vor. Hierbei können wir im Rahmen der einschlägigen arbeitsrechtlichen Vorgaben bei Ihren früheren Arbeitgebern oder anderen relevanten Kontaktstellen Informationen einholen.

Wir können außerdem Ihre Informationen für Meldezwecke verwenden, soweit wir dazu gesetzlich verpflichtet sind, sowie für statistische Zwecke.

Bewerber-Pool

Nach Abschluss eines nicht erfolgreichen Bewerbungsverfahrens können wir mit Ihrer Einwilligung Ihre Bewerberdaten zur erneuten Kontaktaufnahme in unserem Bewerber-Pool speichern und ggf. weiter verarbeiten. In diesem Fall können wir Sie auch zukünftig bei geeigneten, auf Ihr Profil passenden Stellenausschreibungen kontaktieren und zu sonstigen Veranstaltungen, die der Anbahnung eines Beschäftigungsverhältnisses dienen können, einladen. Wenn Sie Ihre Einwilligung in die Aufnahme Ihrer Bewerberdaten in unseren Bewerberpool nicht erteilen, resultieren daraus keine Nachteile für Sie in zukünftigen Bewerbungsverfahren.

Quellen von Daten (wenn sie nicht direkt von Ihnen bezogen werden)

Generell erhalten wir alle Bewerberdaten direkt von Ihnen.

Wenn wir Überprüfungen vor der Einstellung vornehmen, erhalten wir außerdem Daten von Dritten (z. B. frühere Arbeitgeber oder anderen Referenzen).

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung und berechtigte Interessen für die Verarbeitung

Generell basiert die Verarbeitung darauf, dass wir auf Ihre Anfrage als betroffene Person vorvertragliche Maßnahmen durchführen bzw. einen mit ihnen abgeschlossenen Vertrag erfüllen. Ferner erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage einschlägiger nationaler Vorschriften zum Datenschutz im Beschäftigungskontext.

Einige Bewerberdaten werden verarbeitet, um die Einhaltung bestimmter Pflichten aus Gesetzen oder Verordnungen sicherzustellen.

Die Verarbeitung Ihrer Bewerberdaten in unserem Bewerberpool erfolgt auf Grundlage Ihrer Einwilligung.

Wenn wir besondere Kategorien personenbezogener Daten verarbeiten müssen, werden wir Sie nötigenfalls um Ihre Einwilligung bitten.

Empfänger

Intern werden Ihre personenbezogenen Daten nur durch die Freshfields-Gesellschaft verarbeitet, die das Stellenangebot veröffentlicht hat (und bei der  Sie sich beworben haben), sowie durch die entsprechende Personalabteilung dieser Freshfields-Gesellschaft. Im Übrigen werden Ihre personenbezogenen Daten nur dann an weitere Empfänger übermittelt, wenn wir hierzu gesetzlich verpflichtet sind (z.B. gegenüber Behörden).  

Bei einer Bewerbung über das Bewerbungsportal werden Ihre Bewerberdaten auf IT-Systemen der Oracle Corporation (500 Oracle Parkway, Redwood Shores, CA, 94065, USA) in unserem Auftrag verarbeitet und dabei im Vereinigten Königreich und anderen Staaten im Europäischen Wirtschaftsraum gespeichert.

Übermittlung von personenbezogenen Daten in Drittstaaten oder an internationale Organisationen

Als weltweit tätige Sozietät teilen wir ggf. Daten innerhalb von Freshfields Bruckhaus Deringer. Geeignete Garantien für die Übermittlung personenbezogener Daten innerhalb von Freshfields Bruckhaus Deringer (und ggfs. an andere Dritte) werden durch Standard-Vertragsklauseln, Ihre Einwilligung oder auf der Grundlage, dass die Übermittlung aus anderen Gründen dem Datenschutzrecht entspricht, gewährleistet. Darüber hinaus haben wir bei Freshfields Bruckhaus Deringer verbindliche Richtlinien für Datenschutz und Informationssicherheit eingerichtet. Sie regeln alle unseren internen Tätigkeiten der Datenverarbeitung.

Aufbewahrungsfrist

Wir bewahren personenbezogene Daten so lange auf, wie es einen berechtigten Grund oder eine andere Rechtsgrundlage dafür gibt. Das Bestehen einer rechtlichen Grundlage zur Speicherung überprüfen wir regelmäßig. Wenn es keine Rechtsgrundlage mehr für die Aufbewahrung der Daten gibt, werden wir personenbezogene Daten sicher löschen oder in einigen Fällen anonymisieren.

Wenn Sie Ihren Account im Bewerbungsportal schließen, löschen wir automatisch auch Ihre bei der Registrierung angegebenen Stammdaten.

Ihre Bewerberdaten werden für die Dauer der Prüfung Ihrer Bewerbung gespeichert. Wenn Ihre Bewerbung nicht erfolgreich ist oder wenn Sie Ihre Bewerbung zurückziehen, werden Ihre Bewerbungsdaten gelöscht, es sei denn, eine längere Aufbewahrung ist aufgrund einer anderen Rechtsgrundlage zulässig oder geboten (z. B., um unsere gesetzlichen Rechte wahrzunehmen oder um anwendbares Recht einzuhalten). Sie können außerdem in einer separaten Erklärung darin einwilligen, dass Ihre Bewerberdaten nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens in unseren Bewerberpool aufgenommen werden. Zum Widerruf Ihrer Einwilligung können Sie jederzeit unseren Datenschutzbeauftragten unter den angegebenen Kontaktdaten ansprechen. Ihre Daten werden dann unverzüglich gelöscht.

Ferner können Ihre personenbezogenen Daten zu Beweiszwecken für die Zeit aufbewahrt werden, innerhalb derer die Möglichkeit besteht, dass Ansprüche gegen die Freshfields-Gesellschaft, bei der Sie sich beworben haben, geltend gemacht werden (z.B. auf Grundlage nationaler Antidiskriminierungsvorschriften).Wenn Ihre Bewerbung erfolgreich ist, können alle Daten, die im Rahmen des Bewerbungsverfahrens bereitgestellt wurden,  für (oder in Bezug auf) Ihre zukünftige Anstellung bei uns weiterverarbeitet werden. Für weitere Informationen über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit Ihrer Anstellung werden Sie auf die interne Datenschutzerklärung zugreifen können, die unserem Personal im Intranet (unsere „Wiki“) zur Verfügung steht.

Mögliche Folgen, wenn Sie Daten nicht bereitstellen

Falls Sie uns die oben genannten personenbezogenen Daten nicht zur Verfügung stellen, hat dies keine negativen Folgen für Sie. Allerdings können unvollständige oder unzutreffend ausgefüllte Bewerbungen nicht berücksichtigt werden. Ohne Angabe Ihrer personenbezogenen Daten kann die Bewerbung leider nicht eingereicht werden und wird daher gelöscht.

Verantwortlicher

Für die Datenverarbeitung im Zusammenhang mit Ihrer Anmeldung bzw. Bewerbung für und Ihre Teilnahme an einer Veranstaltung, die dem gegenseitigen Kennenlernen und/oder der Anbahnung eines zukünftigen Beschäftigungsverhältnisses dienen kann („Recruiting-Veranstaltung“), ist die Freshfields-Gesellschaft verantwortlich, die diese Recruiting-Veranstaltung durchführt.

Falls verschiedene Freshfields-Gesellschaften als gemeinsam Verantwortliche handeln (bspw. bei der Durchführung einer gemeinsamen Veranstaltung), wird Freshfields Bruckhaus Deringer LLP als einzige Anlaufstelle für Betroffene im Sinne der DSGVO bestimmt.

Beschreibung und Zwecke der Verarbeitung

Wir sind stets bemüht, neue Personen kennenzulernen und für eine Tätigkeit bei uns zu gewinnen. Zu diesem Zweck führen wir regelmäßig Recruiting-Veranstaltungen durch. Dies können sowohl Veranstaltungen mit einem fachlichen Bezug (z.B. Vorstellungen unserer eigenen Tätigkeit oder Workshops) als auch solche ohne einen fachlichen Bezug sein (z.B. Teilnahme an verschiedenen Events oder Restaurantbesuche).

Für die Teilnahme an Recruiting-Veranstaltungen können Sie sich über unser Online-Karriereportal oder per E-Mail anmelden und/oder bewerben. Ihre in diesem Zusammenhang mitgeteilten „Teilnehmerdaten“, wie z.B.

• Name
• Kontaktdaten, wie z.B. die Anschrift und/oder die E-Mail-Adresse,

und ggf. mitgeteilte „Bewerberdaten“, wie z.B. Ausbildung, Qualifizierungen und Zeugnisse, sowie sonstige Daten, die für die Durchführung der konkreten Recruiting-Veranstaltung erforderlich sind,

verwenden und speichern wir für:

• die Beurteilung und Auswahl von Teilnehmern,
• die Vorbereitung und Durchführung der Recruiting-Veranstaltung
• ggf. die anschließende Durchführung eines Beschäftigungsverhältnisses.

Wir können außerdem Ihre Informationen für Meldezwecke verwenden, soweit wir dazu gesetzlich verpflichtet sind, sowie für statistische Zwecke.

Wenn Sie an einer Recruiting-Veranstaltung teilgenommen haben oder sich für die Teilnahme an einer solchen bereits einmal angemeldet oder beworben haben, können wir mit Ihrer Einwilligung Ihre Teilnehmer- und Bewerberdaten zur erneuten Kontaktaufnahme in unseren Bewerber-Pool aufnehmen. In diesem Fall können wir Sie zukünftig bei geeigneten, auf Ihr Profil passenden Stellenausschreibungen kontaktieren und zu weiteren Veranstaltungen einladen. Wenn Sie Ihre Einwilligung in die Aufnahme Ihrer Daten in unseren Bewerberpool nicht erteilen, resultieren daraus keine Nachteile für Sie im Bewerbungsverfahren.

Quellen von Daten (wenn sie nicht direkt von Ihnen bezogen werden)

Alle Teilnehmerdaten erhalten wir ausschließlich von Ihnen.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung und berechtigte Interessen für die Verarbeitung

Die Verarbeitung beruht auf unserem berechtigten Interesse, neue Mitarbeiter zu gewinnen und auf Ihren Wunsch als betroffene Person ggf. vorvertragliche Maßnahmen zu ergreifen.

Einige Teilnehmerdaten werden verarbeitet, um die Einhaltung bestimmter Pflichten aus Gesetzen oder Verordnungen sicherzustellen.

Die Verarbeitung Ihrer Teilnehmer- und Bewerberdaten in unserem Bewerberpool erfolgt auf Grundlage Ihrer Einwilligung.

Wenn wir besondere Kategorien personenbezogener Daten verarbeiten müssen, werden wir Sie soweit erforderlich um Ihre Einwilligung bitten.

Empfänger

Intern werden Ihre personenbezogenen Daten nur durch die Freshfields-Gesellschaft verarbeitet, welche die Recruiting-Veranstaltung tatsächlich durchführt (und bei der Sie sich angemeldet bzw. beworben haben), sowie durch die entsprechende Personalabteilung dieser Freshfields-Gesellschaft. Ihre Kontaktdaten geben wir soweit erforderlich zur Anmeldung oder Reservierung bei Events (z.B. Restaurantbesuche) an Veranstalter weiter. Im Übrigen werden Ihre personenbezogenen Daten nur dann an weitere Empfänger übermittelt, wenn wir hierzu gesetzlich verpflichtet sind (z.B. gegenüber Behörden).  

Übermittlung von personenbezogenen Daten in Drittstaaten oder an internationale Organisationen

Als weltweit tätige Sozietät können wir unsere Daten innerhalb von Freshfields Bruckhaus Deringer teilen. Geeignete Garantien für die Übermittlung personenbezogener Daten innerhalb von Freshfields Bruckhaus Deringer (und ggfs. an andere Dritte) werden durch Standard-Vertragsklauseln, Ihre Einwilligung oder auf der Grundlage, dass die Übermittlung aus anderen Gründen dem Datenschutzrecht entspricht, gewährleistet. Darüber hinaus haben wir bei Freshfields Bruckhaus Deringer verbindliche Richtlinien für Datenschutz und Informationssicherheit eingerichtet. Sie regeln alle unseren internen Tätigkeiten der Datenverarbeitung.

Übermittlung von personenbezogenen Daten in Drittstaaten oder an internationale Organisationen

Als weltweit tätige Sozietät können wir unsere Daten innerhalb von  Freshfields Bruckhaus Deringer teilen. Geeignete Garantien für die Übermittlung personenbezogener Daten innerhalb von Freshfields Bruckhaus Deringer (und ggfs. an andere Dritte) werden durch Standard-Vertragsklauseln, Ihre Einwilligung oder auf der Grundlage, dass die Übermittlung aus anderen Gründen dem Datenschutzrecht entspricht, gewährleistet. Darüber hinaus haben wir bei Freshfields Bruckhaus Deringer verbindliche Richtlinien für Datenschutz und Informationssicherheit eingerichtet. Sie regeln alle unsere internen Tätigkeiten der Datenverarbeitung.

Aufbewahrungsfrist

Wir bewahren personenbezogene Daten so lange auf, wie es einen berechtigten Grund oder einen anderen Rechtsgrund dafür gibt. Das Bestehen eines Grundes zur Speicherung überprüfen wir regelmäßig. Wenn es keinen Rechtsgrund mehr für die Aufbewahrung der Daten gibt, werden wir personenbezogene Daten sicher löschen oder in einigen Fällen anonymisieren.

Ihre Teilnehmer- und Bewerberdaten werden bis zum Abschluss der Recruiting-Veranstaltung, für die Sie sich angemeldet oder beworben haben, gespeichert. Wenn Ihre Anmeldung oder Bewerbung nicht erfolgreich ist oder wenn Sie diese zurückziehen, werden Ihre Teilnehmerdaten gelöscht, es sei denn, eine längere Aufbewahrung ergibt sich aus einer anderen Rechtsgrundlage (z. B., um unsere gesetzlichen Rechte wahrzunehmen oder um anwendbares Recht einzuhalten). Sie können in einer separaten Erklärung darin einwilligen, dass Ihre Teilnehmer- und Bewerberdaten in unseren Bewerberpool aufgenommen werden. Zum Widerruf Ihrer Einwilligung können Sie jederzeit unseren Datenschutzbeauftragten unter den angegebenen Kontaktdaten ansprechen. Ihre Daten werden dann unverzüglich gelöscht.

Sollte auf Ihre Teilnahme an einer Recruiting-Veranstaltung ein Beschäftigungsverhältnis folgen, können alle Daten, die im Rahmen des gesamten Teilnahmeprozesses an der Recruiting-Veranstaltung bereitgestellt wurden, für (oder in Bezug auf) Ihre zukünftige Anstellung bei uns weiterverarbeitet werden. Für weitere Informationen über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit Ihrer Anstellung werden Sie auf unsere interne Datenschutzerklärung zugreifen können, die unserem Personal im Intranet (unsere „Wiki“) zur Verfügung steht.

Mögliche Folgen, wenn Sie Daten nicht bereitstellen

Falls Sie uns die oben genannten personenbezogenen Daten nicht zur Verfügung stellen, hat dies keine negativen Folgen für Sie. Allerdings können unvollständige oder unzutreffend ausgefüllte Anmeldungen oder Bewerbungen für die Teilnahme an Recruiting-Veranstaltungen nicht berücksichtigt werden. Ohne Angabe Ihrer personenbezogenen Daten kann die Anmeldung oder Bewerbung nicht berücksichtigt werden und wird daher gelöscht.

Verantwortlicher

Grundsätzlich ist für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit unserem Social-Media-Tool für unsere Alumni (das „Freshfields Alumni Network“) auf unserer Website die Freshfields Bruckhaus Deringer LLP verantwortlich.

Für die Datenverarbeitung im Zusammenhang mit lokalen Alumni-Netzwerken und Newsletters ist in der Regel die jeweilige Freshfields-Gesellschaft verantwortlich.

Beschreibung und Zwecke der Verarbeitung

Sie können sich in unserem Freshfields Alumni Network registrieren, um in Kontakt mit uns und Ihren ehemaligen Kollegen zu bleiben. Beim Ausfüllen des Registrierungsformulars fragen wir Sie nach Kontaktdaten (Name, Privatanschrift und E-Mail-Adresse), Angaben zur aktuellen Anstellung (Name des aktuellen Arbeitgebers, Stellenbezeichnung, geschäftliche Kontaktdaten) und Informationen über Ihre Zeit bei Freshfields (z. B. Büro und Abteilung beim Ausscheiden, Titel). Wir verwenden dieses Social-Media-Tool und die von Ihnen beim Ausfüllen des Registrierungsformulars angegeben Daten, um ein Netzwerk wertvoller Geschäftskontakte zu knüpfen. Das Freshfields Alumni Network dient auch für Zwecke der Personalsuche.

Das Registrierungsformular bietet außerdem die Möglichkeit, verschiedene Newsletter und Aktualisierungen zu abonnieren. Weitere Informationen zur Datenverarbeitung im Zusammenhang mit diesen Newslettern und Aktualisierungen erhalten Sie unter Ziffer 4.2.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung und berechtigte Interessen für die Verarbeitung

Die Verarbeitung im Rahmen unseres Freshfields Alumni Network basiert auf unserem berechtigten Interesse, unser Netzwerk für Geschäftskontakte zu entwickeln und zu pflegen sowie besonders fähige und talentierte Mitarbeiter zu suchen und an uns zu binden.

Empfänger

Wir teilen die oben genannten personenbezogenen Daten, insbesondere Kontaktdaten, mit anderen Freshfields-Gesellschaften.

Übermittlung von personenbezogenen Daten in Drittstaaten oder an internationale Organisationen

Als weltweit tätige Sozietät wir unsere Daten innerhalb von Freshfields Bruckhaus Deringer. Angemessene Garantien für die Übermittlung personenbezogener Daten innerhalb von Freshfields Bruckhaus Deringer werden durch Standard-Vertragsklauseln gewährleistet.

Darüber hinaus haben wir sozietätweit verbindliche Richtlinien für Datenschutz und Informationssicherheit eingerichtet. Sie regeln alle unsere internen Tätigkeiten der Datenverarbeitung.

Mögliche Folgen, wenn Sie personenbezogene Daten nicht bereitstellen

Falls Sie uns die oben genannten personenbezogenen Daten nicht zur Verfügung stellen, hat dies keine negativen Folgen für Sie. Allerdings können Sie unser Social-Media-Tool für Alumni in diesem Fall nicht nutzen.

Aufbewahrungsfrist

Wir bewahren personenbezogene Daten so lange auf, wie es einen berechtigten Grund oder einen anderen Rechtsgrund dafür gibt. Das Bestehen eines Grundes zur Speicherung überprüfen wir regelmäßig. Wenn es keinen Rechtsgrund mehr für die Aufbewahrung der Daten gibt, werden wir die personenbezogenen Daten sicher löschen oder in einigen Fällen anonymisieren.

Generell löschen wir Ihre personenbezogenen Daten in Bezug auf unser Freshfields Alumni Network so schnell wie möglich nach Ihren Ausscheiden aus dem Netzwerk.

Verantwortlicher

Wenn Sie die Kontaktoptionen auf unserer Website nutzen, ist der Verantwortliche für die jeweilige Datenverarbeitung die jeweilige Freshfields-Gesellschaft, wenn Sie sie direkt kontaktieren.

Falls verschiedene Freshfields-Gesellschaften als gemeinsam Verantwortliche handeln, wird die Freshfields Bruckhaus Deringer LLP als einzige/zentrale Anlaufstelle für betroffene Personen im Sinne der DSGVO bestimmt.

Beschreibung und Zwecke der Verarbeitung

Wir bieten Ihnen die Möglichkeit, uns per E-Mail oder über unser Kontaktformular zu kontaktieren. Wir werden Ihre personenbezogenen Daten (z. B. Ihren Namen, Ihre Anschrift, Telefonnummer) verarbeiten, um Ihre Anfrage zu bearbeiten, und diese für potenziell weitere Anfragen speichern. Der Inhalt der Kommunikation wird ebenfalls durch uns gespeichert, um auf Ihre Anfrage reagieren zu können.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung und berechtigte Interessen für die Verarbeitung

Die Grundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit der Kommunikation zwischen uns und Ihnen (z. B. über ein Kontaktformular oder per E-Mail) ist unser berechtigtes Interesse, Ihnen auf Anfragen und Fragen zu antworten oder anderweitig mit Ihnen zu kommunizieren.

Empfänger

Wir teilen die oben genannten personenbezogenen Daten, insbesondere Kontaktdaten, mit anderen Freshfields-Gesellschaften, Büros oder Abteilungen, an die Ihre Anfrage gerichtet ist.

Übermittlung von personenbezogenen Daten in Drittländer oder an internationale Organisationen

Als weltweit tätige Sozietät können wir unsere Daten innerhalb von Freshfields Bruckhaus Deringer teilen. Angemessene Garantien für die Übermittlung personenbezogener Daten innerhalb von Freshfields Bruckhaus Deringer werden durch Standard-Vertragsklauseln gewährleistet.

Darüber hinaus haben wir sozietätweit verbindliche Richtlinien für Datenschutz und Informationssicherheit eingerichtet. Sie regeln alle unseren internen Tätigkeiten der Datenverarbeitung.

Mögliche Folgen, wenn Sie Daten nicht bereitstellen

Sie sind nicht verpflichtet, uns Ihre personenbezogenen Daten zur Verfügung zu stellen. Allerdings benötigen wir die entsprechenden Daten, um Sie zu kontaktieren und auf Ihre Anfrage zu antworten.

Aufbewahrungsfrist

Wir bewahren personenbezogene Daten so lange auf, wie es einen berechtigten Grund oder einen anderen Rechtsgrund dafür gibt. Das Bestehen eines Grundes zur Speicherung überprüfen wir regelmäßig. Wenn es keinen Rechtsgrund mehr für die Aufbewahrung der Daten gibt, werden wir Ihre personenbezogenen Daten sicher löschen oder in einigen Fällen anonymisieren.