Briefing
Home-Office wegen COVID-19 – und dann? Was gilt für Aufwendungen, Arbeitszeit und den Betriebsrat?
COVID-19, mittlerweile von der WHO offiziell zur Pandemie erklärt, breitet sich auch in Deutschland zunehmend aus. Als Reaktion hierauf werden Schulen und Kitas in vielen Bundesländern geschlossen; auch Unternehmen ergreifen Maßnahmen zur Verringerung des Infektionsrisikos. Dort wo es möglich ist, wird Mitarbeitern dabei zunehmend empfohlen, im Home-Office zu arbeiten. Meetings werden durch Videokonferenzen ersetzt, Geschäftsreisen auf ein Minimum reduziert. Gerade im Bereich von Verwaltungs- und Bürotätigkeiten ist die Arbeit von zu Hause aus auch häufig ein vernünftiger Schritt, um die Betriebsfähigkeit aufrecht zu erhalten und das Risiko eines Übergreifen des Virus im Betrieb zu reduzieren.In unserem Beitrag vom 28. Februar 2020 hatten wir bereits die Auswirkungen des Coronavirus auf die Rechte und Pflichten im Arbeitsverhältnis untersucht. Im folgenden Beitrag befassen wir uns mit einigen Folgefragen, die sich bei der konkreten Umsetzung ergeben können.
1. Können Arbeitnehmer Aufwendungsersatz für Kosten verlangen, die ihnen wegen Home-Office-Tätigkeit im Zusammenhang mit COVID-19 entstehen?
Sofern im Unternehmen bereits eine Home-Office Policy besteht, richten sich Erstattungsansprüche nach dieser. Fehlen solche Vereinbarungen, kann der Arbeitnehmer unter Umständen dennoch eine Erstattung von Aufwendungen verlangen. Voraussetzung hierfür ist zunächst, dass die Arbeit im Home-Office nicht nur auf den Wunsch des Arbeitnehmers zurückgeht, sondern vor allem auch im Interesse des Arbeitgebers liegt, d.h. der Arbeitgeber es aufgrund von COVID-19 den Arbeitnehmern nicht lediglich freistellt auch von zu Hause zu arbeiten, sondern sie hierzu zumindest aktiv ermuntert.
Ferner besteht ein Erstattungsanspruch nur insoweit, wie der Arbeitnehmer die Kosten in Anbetracht der konkreten Umstände für erforderlich halten darf und diese nicht etwa bereits durch das Arbeitsentgelt abgegolten sind.
Sofern der Arbeitgeber Arbeitsgeräte wie Laptop und Mobiltelefon zur Verfügung stellt, bedarf es also nicht der privaten Anschaffung eines Computers. Auch wenn der Arbeitnehmer ohnehin bereits einen privaten Computer besitzt, kann er dessen Anschaffungskosten voraussichtlich nicht dem Arbeitgeber in Rechnung stellen.
Ist er hingegen gezwungen, sich aufgrund einer Home-Office Anordnung erst das notwendige Equipment zu besorgen, kann grundsätzlich ein Aufwendungsersatzanspruch bestehen. Ob dieser in voller Höhe der Anschaffungskosten besteht, hängt von vielen Faktoren ab, beispielsweise, ob ein Kauf tatsächlich notwendig war oder auch eine Miete für die vorübergehende Dauer möglich gewesen wäre oder ob ein sehr teures, für die Arbeitsaufgaben aber völlig überdimensioniertes Gerät gewählt wurde und ein weitaus günstigeres, ggf. gebrauchtes Gerät ebenfalls ausreichend gewesen wäre. Im Rahmen der Erforderlichkeit ist hier insbesondere zu beachten, dass die Heimarbeit aufgrund von COVID-19 ohnehin nur temporär andauert, die Anschaffung von Arbeitsmitteln also regelmäßig auch im Hinblick auf diesen nur temporären Zeitraum erforderlich sein muss. Gleiche Grundsätze gelten für andere Arbeitsmittel, wie z.B. Bürostuhl, Schreibtisch, etc. Ein Arbeitnehmer ist also schlecht beraten, wenn er die vorübergehende Anordnung eines Home-Office dazu nutzen will, sich auf Kosten des Arbeitgebers ein neues Büro zuhause einzurichten. Statt dessen ist jedem Arbeitnehmer zu empfehlen, vor größeren Anschaffungen zunächst mit dem Arbeitgeber Rücksprache zu halten und diesem die Gelegenheit zu geben, entweder selber die benötigten Arbeitsmittel zur Verfügung zu stellen oder Vorgaben im Hinblick auf Art und Umfang der Beschaffung zu machen.
Andere Grundsätze können für Verbrauchsmaterialen wie Papier, Toner, etc. gelten. Hier ist auf den ersten Blick ersichtlich, dass solche Aufwendungen in erster Linie rein arbeitsbezogen getätigt wurden und voraussichtlich erforderlich waren.
Inwieweit sonstige Aufwendungen des Arbeitnehmers im Zusammenhang mit dem vorübergehenden Home-Office durch den Arbeitgeber zu erstatten sind, ist ebenfalls nicht immer völlig klar. Durch die Arbeit von zu Hause werden beim Arbeitnehmer typischerweise höhere Kosten verursacht als wenn er vom Büro aus arbeitet (Strom, Wasser, Heizung, etc.). Es wird indes sehr schwierig sein, die Höhe dieser beruflich veranlassten Aufwendungen zu beziffern. Die Nutzung von bestehenden privaten Telekommunikationsanschlüssen mit festen Pauschalpreisen führt hingegen regelmäßig zu keinen erhöhten Aufwendungen.
Ob der Arbeitnehmer – unter der eingangs genannten Voraussetzung, dass die Arbeit von zu Hause vom Arbeitgeber zumindest gewünscht wird – berechtigt ist, einen Teil seiner Miete für die private Wohnung dem Arbeitgeber in Rechnung zu stellen, hängt ebenfalls von den Umständen des Einzelfalles ab. Allenfalls dann, wenn die private Nutzung der eigenen Wohnung erheblich eingeschränkt wird und der Arbeitnehmer daher auf den Raum für den Zeitraum der Heimarbeit „verzichten“ muss, wird man einen solchen Anspruch annehmen können. Die entstandenen Kosten wären vom Arbeitgeber im Einzelnen darzulegen und zu begründen, etwa weshalb eine bestimmte Quadratmeterzahl erforderlich war.
Insgesamt stellen sich viele Zweifelsfragen über das Bestehen und den etwaigen Umfang von Aufwendungsersatzansprüchen. Um Streit über das „Ob“ und „Wie“ einer Kostentragung von vornherein zu vermeiden, empfiehlt sich deshalb der Abschluss einer entsprechenden Vereinbarung, Richtlinie oder Betriebsvereinbarung, in der zum Beispiel eine Kostenpauschale vorgesehen werden kann.
2. Wie sieht es mit der Arbeitszeiterfassung im Home-Office aus?
Für die Arbeitszeiten im Home-Office gelten im Ausgangspunkt dieselben gesetzlichen Vorgaben wie im Betrieb. Der Arbeitnehmer muss die vereinbarte Arbeitszeit vollständig ableisten und dabei vorgeschriebene Höchstarbeitszeiten, Ruhezeiten und Pausen einhalten. Der Arbeitgeber hat das Recht, die Einhaltung zu kontrollieren, was im Home-Office oft jedoch praktisch nur eingeschränkt möglich ist.
Wird die Arbeitszeit nicht elektronisch aufgezeichnet, etwa durch Erfassung der Log-In Zeiten des zur Arbeitserbringung genutzten Laptops, kann der Arbeitgeber die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung daher auch an den Arbeitnehmer delegieren. Dieser hat dann seine Arbeitszeiten selbst, beispielsweise in einer Tabelle oder einer Zeiterfassungs-App zu erfassen, die dem Arbeitgeber die Überprüfung der Einhaltung der gesetzlichen Arbeitszeiten erlaubt.
Besteht für das Arbeitsverhältnis Vertrauensarbeitszeit, bei welcher der Arbeitnehmer weitgehend selbstständig über die Lage der Arbeitszeit entscheiden kann, wird eine solche Vereinbarung durch die Arbeit von Hause nicht berührt. Zwar ist in Anbetracht der sogenannten „Stechuhr-Entscheidung“ des Europäischen Gerichtshofs vom 15. Mai 2019 (C-55/18) fraglich, ob solche Vereinbarungen überhaupt europarechtlich zulässig sind, solange der deutsche Gesetzgeber aber keine gesetzlichen Änderungen vornimmt, kann auch während des Home-Office auf dieser Grundlage die Arbeitsleistung erfolgen.
3. Kann der Betriebsrat vom Home-Office aus tätig werden?
Auch wenn die Betriebsratstätigkeit des einzelnen Mitglieds regelmäßig unproblematisch vom Home-Office erbracht werden kann, stellt sich die Frage, wie Betriebsratssitzungen abgehalten werden können. Basierend auf älterer Rechtsprechung wird zumeist nach wie vor vertreten, dass jedenfalls Betriebsratsbeschlüsse nur in Präsenzsitzungen getroffen werden können. Als Grund hierfür wird zumeist die Gefahr einer Verletzung des Gebots der Nichtöffentlichkeit bei Sitzungen in Form von Telefon- oder Videokonferenzen genannt. Das Bundesarbeitsgericht hat jedoch im Jahre 2014 entschieden, dass eine Verletzung dieses Gebots nicht zwingend zur Unwirksamkeit eines Beschlusses führen muss, dies gelte jedenfalls dann, wenn kein Mitglied des Betriebsrates die Beschlussfassung trotz Teilnahme Anwesenheit eines Nichtmitgliedes beanstandet hat. Unseres Erachtens kann daher auch eine Beschlussfassung per Telefon oder Videokonferenz erfolgen, sofern kein Mitglied diesem Vorgehen widerspricht. Besonders wesentliche Beschlüsse sollten ungeachtet dessen in der folgenden Präsenzsitzung vorsorglich noch einmal bestätigt werden.